Een ervaring die raakt
De reacties waren ontroerend. Ouders die vertelden dat dit de allereerste keer was dat hun kind naar een musical kon. Dat ze zelf ontspannen in hun stoel zaten, zonder bang te zijn voor een overprikkeld kind of vreemde blikken. “Het voelde alsof alles klopte,” zegt Manouk. “Je zag het plezier, de opluchting en de ontspanning in één oogopslag.”
Voor Manouk en haar collega’s voelde het als een bevestiging van iets groters: dit is wat er gebeurt als je echt kijkt naar wat mensen nodig hebben. Niet denken vanuit beperkingen, maar vanuit mogelijkheden.
Toepassing op de werkvloer
Maar hebben we niet allemaal wel eens behoefte aan deze principes bij een eerste-keer ervaring? Zou deze aanpak niet behulpzaam zijn voor veel meer mensen?
Als we kijken naar medewerkers die starten met een nieuwe functie, zien we vergelijkbare uitdagingen. Ze hebben wellicht hun vorige baan opgezegd, zijn misschien verhuisd en kennen de nieuwe organisatie, de cultuur en de mensen nog niet (heel goed). Over het werk dat ze gaan doen was natuurlijk gesproken in het sollicitatiegesprek, maar het wordt pas echt duidelijk als het gaat beginnen. Al deze zaken kunnen bijdragen aan meer stress en gevoelens van onzekerheid. Organisaties kunnen hun medewerkers helpen door langs dezelfde principes oplossingen te bieden.
Praktische vragen die organisaties kunnen beantwoorden
Uit onderzoek blijkt dat nieuwe medewerkers vaak met dezelfde vragen zitten voor hun eerste werkdag. Door proactief antwoord te geven op deze vragen, kunnen organisaties veel onzekerheid wegnemen en een positieve eerste indruk maken. Deze vragen lijken misschien eenvoudig, maar ze hebben een grote impact op hoe nieuwe medewerkers zich voelen op hun eerste dag – wat de toon zet voor de rest van hun carrière bij de organisatie:
- Waar moet ik precies zijn op de eerste dag?
- Kan ik daar mijn auto/fiets kwijt?
- Waar moet ik me melden?
- Wie vangt me op?
- Wat ga ik de eerste dag/de eerste week precies doen?
- Ontmoet ik mijn collega’s al meteen?
- Met wie ga ik precies samenwerken?
- Wat wordt er van mij verwacht wat ik doe of zeg de eerste dag?
- Waar kan ik terecht als ik vragen heb (zonder dat ik het gevoel krijg dat ik een domme vraag stel)?
- Ik krijg te maken met veel indrukken de eerste dagen, heb ik ook even tijd voor mezelf?
Veel antwoorden op deze vragen zijn voor organisaties misschien vanzelfsprekend. Voor nieuwe medewerkers zijn ze dat niet. Organisaties moeten dan ook door hun eigen aannames heen breken, zich verdiep in de situatie van hun nieuwe medewerkers en ze pro-actief van antwoorden voorzien!
Het beantwoorden van deze vragen kan via verschillende kanalen gebeuren: in een welkomstmail, tijdens een telefoongesprek voor de eerste dag, of in een digitaal onboardingpakket. Sommige organisaties stellen een buddy of mentor aan die nieuwe medewerkers kan helpen bij deze vragen en hen wegwijs kan maken in de organisatie. Dit zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom, geïnformeerd en ondersteund voelen vanaf het allereerste moment.
Verbreding naar andere eerste-keer ervaringen
Het gaat niet alleen om de eerste werkdag. Denk ook aan andere eerste-keer ervaringen binnen je organisatie zoals de eerste keer dat je een presentatie moet geven voor het management of de eerste keer dat je een belangrijk klantgesprek voert. Denk aan de eerste keer dat je een project moet leiden of de eerste keer dat je een functioneringsgesprek krijgt. Door bewust om te gaan met eerste-keer ervaringen, kunnen organisaties verschillende voordelen behalen:
- Snellere inwerktijd van nieuwe medewerkers
- Minder stress en daardoor minder uitval
- Hogere productiviteit vanaf het begin
- Betere binding met de organisatie
- Positievere beleving van de organisatiecultuur
Implementatie in de praktijk
Hoe kun je als organisatie concreet aan de slag met deze principes?
Begin met het in kaart brengen van alle eerste-keer ervaringen die relevant zijn voor jouw organisatie. Vraag vervolgens aan mensen die deze ervaringen recent hebben meegemaakt wat zij als stressvol hebben ervaren en waar zij behoefte aan hadden gehad.
Ontwikkel vervolgens materialen en processen die inspelen op deze behoeften. Denk aan:
- Visuele handleidingen (zoals bij Frozen)
- Plattegronden met aanduiding van rustige plekken
- Duidelijke instructies en verwachtingsmanagement
- Buddy-systemen voor persoonlijke begeleiding
- Regelmatige check-ins om te zien hoe het gaat
Door deze principes consequent toe te passen, creëer je een organisatie waarin mensen zich snel thuis voelen en optimaal kunnen presteren, ook als ze iets voor het eerst doen.
